Basado en el Best Seller “Manual para elaborar manuales de políticas y procedimientos, cuarta edición”, 2020, de Martín G: Álvarez Torres, publicado por ALBE CONSULTORÍA.
De venta en nuestra tienda digital.
“La mediocridad es producto de fallas en la gestión, no en la tecnología”
Jim Collins
Los manuales de políticas y procedimientos son una parte necesaria e indispensable para el éxito de los negocios. Son el complemento perfecto de la planeación estratégica.
Si algunas de las siguientes son tus circunstancias, estoy seguro que el presente artículo te será de mucho beneficio personal y empresarial, pues te permitirá tener manuales prácticos y efectivos en un plazo muy corto (de una semana a tres meses, dependiendo de tu dedicación y del equipo de trabajo asignado):
Cualesquiera que sean las circunstancias por las que quieres elaborar, documentar o rediseñar, tus manuales de políticas y procedimientos, te deseo el mayor de los éxitos.
Si tu naufragaras y llegaras a una isla desierta y, entre lo poco que se pudo salvar apareciera un libro, ¿Cuál te gustaría encontrar? Tal vez la mayoría pensaría en la Biblia o algún otro. Sin embargo, en esas circunstancias quizá te conviniera mejor descubrir de forma grata que se trata de un manual de supervivencia o, mejor aún, de uno para construir balsas seguras. Qué alivio, ¿verdad?
La lógica y el sentido común de muchas personas reconocen el valor de los manuales. Sin embargo, su elaboración todavía no es una práctica común dentro de las organizaciones. Esto se debe a cinco causas principales:
Con el propósito de subsanar estos aspectos en ALBE CONSULTORÍA hemos desarrollado metodologías, conceptos, procedimientos y formatos maestros para desarrollar manuales de políticas y procedimientos de alto nivel competitivo.
Los manuales son una de las herramientas administrativas y operativas más eficaces para transmitir conocimientos y experiencias porque documentan la tecnología acumulada hasta ese momento sobre un tema y sobre los procesos estratégicos, de negocio y de apoyo de la organización.
Dentro del ámbito de los negocios, cada vez se descubre más la necesidad e importancia de tener y usar manuales, sobre todo, de organización, de políticas, y de procedimientos que le permitan a una empresa formalizar sus sistemas de trabajo y multiplicar la tecnología que le permita consolidar su liderazgo y posición competitiva.
Los manuales son una de las mejores herramientas directivas, administrativas y operativas porque le permiten a cualquier organización normalizarse en todas las áreas de la misma con base en buenas prácticas empresariales.
Tal vez usted piense que muchas organizaciones funcionan bien sin manuales, y es verdad, porque cuentan con personas de mucha experiencia y preparación en el campo de especialidad de la organización y todo (o casi todo) dentro de la organización, a simple vista, marcha sin problemas. Sin embargo, el problema es la alta dependencia que tiene la organización hacia estos expertos, y ese es un riesgo crítico de alta probabilidad y alto impacto. La extraña dualidad de éstos consiste en que por un lado centralizan todas las decisiones y, por otro, son los más indicados para elaborar los manuales debido a sus conocimientos y experiencia para plasmar en blanco y negro lo que saben.
Hay dos razones por las que los expertos pueden contribuir en la elaboración de manuales:
Un manual de políticas y procedimientos es aquél que documenta la tecnología que se utiliza dentro de un área o proceso.
Nuestro libro “Manual para elaborar manuales de políticas y procedimientos, cuarta edición”, 2020, de Martín G: Álvarez Torres, publicado por ALBE CONSULTORÍA.
De venta en nuestra tienda digital.
Este manual le proporcionará:
La primera edición se hizo en 1996 (en formato tamaño carta), la segunda en 2008, la tercera en 2015 (en formato pequeño) y la cuarta ahora en el 2020 (nuevamente en formato tamaño carta) Todas las versiones han traído muchos beneficios para los lectores y sus empresas.
La evolución de las cuatro ediciones del “Manual para elaborar manuales de políticas y procedimientos”
En algunas organizaciones del sector público o grandes empresas puede ser conveniente generar el manual de políticas y el manual de procedimientos por separado. En el caso de empresas pequeñas, un solo manual de todos los procesos para la organización puede ser suficiente. Sin embargo, dado que la mayoría de las organizaciones tienen definidos los principales procesos de negocio (comercialización, abastecimiento, operación, recursos humanos, finanzas, calidad, producción, ingeniería, proyectos, administración, etcétera) es conveniente, por aspectos de control y facilidad del manejo de la información, que cada área tenga su propio manual de políticas y procedimientos. En el caso de que un área sea demasiado grande y maneje áreas o departamentos más pequeños, se podría decidir autorizar también a éstos a tener sus propios manuales para asegurar consistencia en toda la organización. Las únicas personas autorizadas para aprobar políticas o procedimientos son los responsables, directores o gerentes del primer nivel jerárquico.
Por supuesto, cada área sólo incluirá en su manual las políticas y procedimientos con los que esté directamente relacionada, es decir, tendrá solamente aquellos documentos que, por sus funciones, maneje con cotidianidad, sean políticas y procedimientos que su propia área haya generado o que estén directamente relacionados con otras. Cualquier persona de la organización que tenga deseos de colaborar con el desarrollo de los manuales podrá elaborar políticas o procedimientos, siempre y cuando se le brinde una capacitación adecuada.
¿Cómo elaborar los manuales?
Primera opción. Con recursos propios:
Segunda opción. Con un despacho de consultoría:
Por supuesto, cada organización tiene su propia cultura organizacional, y es muy importante diseñar la mejor forma de elaborar los manuales de políticas y procedimientos para que la buena meta de tener documentados los procesos no se vuelva un martirio. Hacer manuales de políticas y procedimientos es relativamente fácil si hay un proyecto formal y un líder con experiencia.
Las organizaciones que requieren manuales son:
Hacer manuales de políticas y procedimientos no es lo primero ni lo último que necesita una organización para ser más competitiva, pero, sin duda, no puede ser una organización institucional, estandarizada y competitiva si no tiene documentadas las políticas y procedimientos de sus procesos. La época donde se dependía de las personas ya pasó a la historia; ahora es tiempo de agilizar y automatizar los manuales, sistemas de trabajo y las tomas de decisión.
Si quieres informes sobre proyectos de capacitación y consultoría o deseas hacer una cita de negocio estamos a tus órdenes en nuestros números telefónicos de la ciudad de México: +52 55 5310 0950, + 52 55 5310 4993, en nuestro WhatsApp empresarial 55 1291 3069, o en contacto@GrupoAlbe.com
Sugerencias adicionales para profundizar en el tema.
“Con el talento se ganan partidos, con el trabajo en equipo y la inteligencia, campeonatos”
Michael Jordan
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